Gérant d’une PME du BTP de 13 salariés · Amiens
Philippe : du premier contact à la livraison, un dossier qui avance.
Suivre chaque demande, retrouver les bonnes informations et faire avancer la commande jusqu’à la livraison.
Contexte client réel · fonctionnement expliqué · gains estimés. Par souci de confidentialité, les intitulés des cas clients sont indicatifs. Les contextes et missions sont fournis par Altoriane, avec autorisation de publication. Le déroulé décrit une organisation du travail dans ce périmètre ; les volumes et durées ci-dessous sont des hypothèses, sans résultat client mesuré.
Ce que la personne devait faire
Un prospect écrit, un salarié cherche la pièce jointe, quelqu’un vérifie une référence et Philippe doit expliquer où en est le dossier. Une partie du travail consiste à chercher, recopier, relancer et transmettre la même information. Ces interruptions mobilisent plusieurs personnes pour une seule commande.
Une mission à lui confier, des outils pour agir
Au départ, l’entreprise donne accès à sa messagerie et à ses outils de suivi, à son catalogue, à ses tarifs et aux documents utiles. Elle précise comment traiter une commande, quelles conditions appliquer et quelles situations lui signaler. L’agent dispose alors d’une mission et de moyens pour l’exécuter sans recevoir une consigne à chaque étape.
Ce que l’agent fait tout seul
Il comprend la demande qui arrive.
L’agent lit le message et les pièces jointes exploitables, identifie le prospect, retrouve ses échanges précédents et ouvre ou complète le dossier. Il rassemble le lieu, les prestations, les quantités et le délai demandé. Si une précision manque, il pose la question prévue au client puis reprend le dossier à sa réponse.
Il cherche lui-même de quoi établir le devis.
Il consulte le catalogue et les tarifs de référence, lit les documents techniques et rapproche la demande de devis comparables. Il vérifie ce qui est réutilisable et ce qui change : quantité, référence, déplacement ou prestation. Les montants suivent les règles de l’entreprise ; un ancien prix n’est pas repris comme un tarif actuel.
Il fait suivre l’acceptation d’actions concrètes.
Lorsque le devis est accepté, le dossier change de statut. Dans le périmètre configuré, l’agent prépare les approvisionnements, renseigne les outils de planning et transmet aux personnes concernées la version à jour du dossier. Un salarié n’a plus à recopier le même accord dans plusieurs outils.
Il suit les changements jusqu’à la livraison.
Une nouvelle date ou un complément reçu sont rapprochés de la bonne commande. L’agent actualise le suivi, demande les confirmations prévues et repère les pièces ou réponses encore attendues. Le dossier indique ce qui est terminé, ce qui reste à faire et ce qui bloque.
Philippe n’a pas à lui dire successivement « ouvre le mail », « cherche le devis » puis « préviens l’équipe ». L’agent choisit ces étapes à partir de l’état de la commande et poursuit le travail dans les outils qui lui sont confiés.
Quand une décision particulière est nécessaire
Une référence absente, deux documents contradictoires ou une commande hors conditions habituelles deviennent des exceptions visibles. L’agent rassemble le contexte nécessaire à la décision au lieu de laisser un salarié reprendre toutes les recherches.
Ce que cela change dans la semaine
Pour les salariés : moins de ressaisie, de documents à retrouver et d’interruptions pour demander un statut. Le temps libéré reste disponible pour les clients, la préparation et le travail de terrain.
Pour Philippe : une vue des commandes et des points à résoudre. Il porte moins le suivi de toute l’activité dans sa tête et passe moins de temps à faire circuler l’information.
9 h 30 par semaine : d’où vient l’estimation ?
Environ 1 journée et un tiers par semaine, cumulée sur l’entreprise. Ce gain n’est ni celui de chaque salarié ni la suppression d’un poste : ce sont des heures de coordination rendues à l’équipe.
Voici une simulation de charge hebdomadaire, pas un relevé effectué chez Philippe. Les minutes « après » représentent le travail humain restant, y compris les vérifications et les exceptions usuelles.
| Tâche | Volume / semaine | Avant | Après | Gain / semaine |
|---|---|---|---|---|
| Qualifier les demandes | 15 | 12 min | 4 min | 2 h |
| Préparer les devis | 8 | 35 min | 15 min | 2 h 40 |
| Préparer les approvisionnements | 6 | 25 min | 10 min | 1 h 30 |
| Coordonner les dossiers dans la journée | 5 | 35 min | 15 min | 1 h 40 |
| Suivre les livraisons et leurs pièces | 5 | 20 min | 8 min | 1 h |
| Faire le point sur les commandes | 5 | 24 min | 10 min | 1 h 10 |
Total avant : 16 h 45. Travail restant et suivi : 7 h 15. Gain net estimé : 9 h 30.
Calcul : somme des volumes × (minutes avant − minutes après), moins 30 minutes de suivi hebdomadaire supplémentaire. Installation et formation initiales exclues. Base : une journée de 7 heures. Ces hypothèses devront être confrontées aux volumes, outils et difficultés réels.
La mise en service et le suivi du système
Au démarrage : configurer le système pour votre activité
Cadrage, connexion de la messagerie et des outils de suivi, exploitation du catalogue et des devis existants, suivi des commandes jusqu’à la livraison, tests et prise en main.
Chaque mois : le travail se poursuit automatiquement
- Demandes qualifiées et dossiers complétés. Les nouveaux messages et pièces exploitables sont rattachés au bon dossier. Le système demande les précisions prévues lorsqu’une information manque.
- Devis préparés à partir des tarifs en vigueur. Le système consulte le catalogue et les documents disponibles, prépare le devis et le soumet au circuit de validation convenu.
- Commandes suivies jusqu’à la livraison. Après acceptation du devis, les outils connectés de suivi et de planning sont actualisés. Les changements de date, les confirmations et les pièces attendues sont suivis automatiquement.
- Synthèse des dossiers et alertes de blocage. Un récapitulatif automatique présente les commandes en cours, les prochaines étapes et les exceptions qui demandent une décision de l’équipe.
Le système prend en charge ces tâches au fil des nouvelles demandes et des échéances, dans les outils connectés. Un récapitulatif automatique permet de suivre l’activité ; les situations qui nécessitent une décision sont signalées à l’équipe.
La maintenance : garder le bénéfice de l’automatisation dans la durée
Vous gardez un interlocuteur pour le suivi technique du système. L’abonnement comprend l’hébergement et la maintenance dans le périmètre convenu au devis, pour que les tâches confiées continuent d’avancer au fil des mois.
- Des blocages repérés sans vérifier chaque exécution. La surveillance automatique détecte les échecs et déclenche des alertes pour identifier les tâches à reprendre.
- Des incidents pris en charge. Altoriane recherche la cause, corrige le problème et remet le fonctionnement en service dans le périmètre de maintenance prévu au devis.
- Des connexions entretenues. Les ajustements techniques couverts par le devis permettent de maintenir les échanges entre les outils connectés lorsque leur fonctionnement évolue.
Les contrôles et alertes sont automatisés ; Altoriane intervient lorsqu’un incident nécessite une correction. Vous gardez la main sur les décisions métier et les validations prévues.
Les abonnements logiciels tiers et la consommation des modèles IA sont chiffrés séparément. Les volumes d’utilisation, les canaux connectés, les ajustements inclus et les conditions après la période initiale sont précisés dans le devis. Les nouvelles fonctionnalités font l’objet d’un chiffrage distinct.