Sam : les devis et factures avancent sans occuper toute la soirée.

Ce que la personne devait faire

Une demande arrive entre deux interventions. Il faut comprendre le besoin, chercher la bonne référence, vérifier le prix, retrouver une prestation similaire et rédiger le devis. Après le travail sur place viennent encore la facture, le suivi du paiement et les relances. Ce sont des tâches nécessaires, mais elles n’avancent pas une serrure et ne constituent pas, à elles seules, une nouvelle intervention facturée.

Une mission à lui confier, des outils pour agir

L’agent reçoit le catalogue, les grilles tarifaires, les documents techniques, les modèles de devis et les exemples antérieurs utiles. Les règles précisent les prestations, les frais applicables, les conditions de facturation et les informations indispensables. Les accès aux outils permettent de produire les documents et d’en suivre le statut.

Ce que l’agent fait tout seul

1. Il lit la demande et rassemble les éléments.

   À partir du message et des pièces exploitables, l’agent identifie l’intervention demandée et les informations déjà connues. Il repère ce qui manque pour chiffrer : type d’équipement, référence, dimensions ou conditions d’intervention. Il demande les précisions prévues au lieu de laisser la demande dormir dans la boîte mail.

2. Il fouille le catalogue et les dossiers utiles.

   Il cherche les références possibles dans les sources de l’entreprise, consulte leur documentation et rapproche la demande de devis similaires. Il compare ce qui est comparable : matériel, quantité et prestation. Le devis antérieur aide à retrouver une logique de chiffrage ; les montants viennent des tarifs en vigueur.

3. Il construit le devis dans l’outil métier.

   L’agent rassemble les lignes de matériel, de main-d’œuvre et les frais prévus pour cette demande. Les totaux et les conditions suivent les règles configurées. Il génère le document correspondant au dossier et l’achemine selon le circuit choisi, sans demander à Sam de rechercher et recopier chaque ligne.

4. Il poursuit avec la facture et le suivi.

   Lorsque la réalisation de l’intervention est confirmée dans le processus, l’agent reprend les informations validées pour préparer la facture dans le logiciel. Il suit les échéances et les paiements accessibles, puis déclenche les relances prévues. Le statut distingue un document préparé, envoyé et réglé.

Sam n’a pas à ouvrir elle-même le catalogue, retrouver un ancien devis puis dicter chaque ligne à l’agent. Il mène ces recherches et prépare le document. Les demandes courantes suivent les règles ; les cas qui nécessitent son jugement technique lui reviennent déjà documentés.

Quand une décision particulière est nécessaire

Une pièce introuvable, une incompatibilité technique ou un prix absent restent visibles. Un agent ne rend pas une information manquante exacte par sa seule rédaction. Le dossier attend le complément ou le diagnostic requis.

Ce que cela change dans la semaine

Pour Sam : moins de documents à finir en rentrant, moins de demandes gardées en mémoire et moins de suivi dispersé entre messages, devis et factures.

Si une personne assure déjà l’administratif, ce temps peut être consacré à l’accueil, à la relation client et aux dossiers particuliers. Si Sam le fait elle-même, ce sont des heures rendues à son activité ou à sa vie personnelle.

6 h 30 par semaine : d’où vient l’estimation ?

Presque une journée de 7 heures par semaine sur la gestion. Les volumes de devis et de factures sont deux hypothèses de charge distinctes, pas un taux de transformation de 100 %.

Voici une simulation de charge hebdomadaire, pas un relevé effectué chez Sam. Les minutes « après » représentent le travail humain restant, y compris les vérifications et les exceptions usuelles.

Total avant : 11 h 10. Travail restant et suivi : 4 h 40. Gain net estimé : 6 h 30.

Calcul : somme des volumes × (minutes avant − minutes après), moins 30 minutes de suivi hebdomadaire supplémentaire. Installation et formation initiales exclues. Base : une journée de 7 heures. Ces hypothèses devront être confrontées aux volumes, outils et difficultés réels.

La mise en service et le suivi du système

Au démarrage : configurer le système pour votre activité

Connexion du catalogue, des tarifs et des devis existants, préparation des devis et factures dans le logiciel métier, suivi des échéances, tests et prise en main.

Chaque mois : le travail se poursuit automatiquement

• Demandes complétées et références recherchées. Le système lit les nouvelles demandes, réclame les précisions prévues et consulte le catalogue, les tarifs actuels et les devis comparables.
• Devis préparés dans le logiciel métier. Les lignes et les totaux suivent les règles de calcul configurées. Les devis passent par le circuit de validation convenu avec Sam.
• Factures préparées après intervention confirmée. Une fois l’intervention confirmée, les informations validées sont reprises dans le logiciel connecté pour préparer la facture.
• Échéances suivies et relances automatiques. Le système suit les paiements accessibles, déclenche les relances prévues et récapitule les documents en attente. Les références incertaines et les diagnostics techniques reviennent à Sam.

Le système prend en charge ces tâches au fil des nouvelles demandes et des échéances, dans les outils connectés. Un récapitulatif automatique permet de suivre l’activité ; les situations qui nécessitent une décision sont signalées à l’équipe.

La maintenance : garder le bénéfice de l’automatisation dans la durée

Vous gardez un interlocuteur pour le suivi technique du système. L’abonnement comprend l’hébergement et la maintenance dans le périmètre convenu au devis, pour que les tâches confiées continuent d’avancer au fil des mois.

• Des blocages repérés sans vérifier chaque exécution. La surveillance automatique détecte les échecs et déclenche des alertes pour identifier les tâches à reprendre.
• Des incidents pris en charge. Altoriane recherche la cause, corrige le problème et remet le fonctionnement en service dans le périmètre de maintenance prévu au devis.
• Des connexions entretenues. Les ajustements techniques couverts par le devis permettent de maintenir les échanges entre les outils connectés lorsque leur fonctionnement évolue.

Les contrôles et alertes sont automatisés ; Altoriane intervient lorsqu’un incident nécessite une correction. Vous gardez la main sur les décisions métier et les validations prévues.

Les abonnements logiciels tiers et la consommation des modèles IA sont chiffrés séparément. Les volumes d’utilisation, les canaux connectés, les ajustements inclus et les conditions après la période initiale sont précisés dans le devis. Les nouvelles fonctionnalités font l’objet d’un chiffrage distinct.